Что такое корпоративная карта банка

7 лайфхаков по корпоративным картам: как использовать, не нарушая закон

Фото носит иллюстративный характер, источник: pixabay.com

С 1 июня 2019 года введен новый порядок пользования корпоративными картами и отчетности сотрудников после их использования. Он установлен Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной Постановлением Национального Банка № 117. О чем говорится в Инструкции и как пользоваться корпокартами, рассказывают юрист компании Revera Ангелина Грищенко и налоговый консультант Виктор Статкевич.

1. Одна карта – один сотрудник

Получить (оформить) корпоративную карту компания может на имя любого сотрудника, независимо от должности. При этом пользоваться ею может только сам сотрудник.

2. С именными картами меньше законодательных проблем

По сути держателем карточки является физическое лицо, использующее карточку в силу полномочий, предоставленных компанией. То есть пользоваться корпоративной картой может только работник, которому компания выдала карту, даже если карта не является именной.

Неименная карта отличается только тем, что на ней не напечатано имя сотрудника. Вероятный плюс неименной карты в том, что банку не нужно тратить время на то, чтобы выбить имя держателя на карте, так как в банке уже есть готовые экземпляры без имени и получить ее можно почти сразу.

Однако, в силу различных требований и ограничений законодательства использование таких карт крайне затруднено, а в ряде случаев невозможно, в связи с чем практика работы с обезличенными корпокартами не получила распространения.

3. Устанавливайте лимит по карте

Чтобы избежать проблем в будущем и почем зря не искушать сотрудников доступом к крупным суммам, устанавливайте лимит по карте еще при заключении договора с банком. Так как деньги сотрудник тратит напрямую со счета компании.

В то же время, если сотрудник потратит деньги на свои нужды, то они должны быть возвращены работником, в том числе через удержание из зарплаты либо принятия иных мер «принудительного» взыскания.

4. Сотрудник потратил деньги компании на личные нужды. Что делать?

Бывают случаи, когда сотрудник, по ошибке или намеренно, использует корпоративную карту в личных целях, совершая покупки, которые никак не связаны с деятельностью компании. Так как оплата происходит за счет средств компании, получается, что фактически такие товары или услуги оплачивает компания своими деньгами. У сотрудника возникает задолженность перед компанией.

Вариантов в этом случае как минимум два. Либо по соглашению с сотрудником происходит возврат средств сразу, либо по своему решению компания в будущем может вычесть эту задолженность из сумм аванса, зарплаты или других выплат работнику.

5. Тратить деньги компании с карты можно не на все

В законодательство не установлены цели использования корпоративной карточки. Поэтому их определяет организация самостоятельно с учетом условий и возможных ограничений договора с банком на обслуживание корпокарты. Но следует помнить, что они должны быть связаны с деятельностью организации.

Например, с использованием корпоративной карты можно оплатить следующие расходы:

• покупки, связанные с деятельностью компании,
• представительские расходы (в пределах Республики Беларусь),
• представительские расходы (за рубежом)
• командировочные расходы
• хозяйственные расходы (например, услуги парковки),
• другие расходы производственной направленности.

6. Валютной корпокартой платить в Беларуси нельзя. Почти

Прежде чем расплачиваться корпоративной картой, работнику необходимо сообщить, в какой валюте открыт карт-счет, чтобы он не «подставлял» организацию и не нарушал требования валютного законодательства.

В Беларуси расчеты совершаются только в белорусских рублях. Поэтому, если обслуживающий банк не конвертирует иностранную валюту в белорусские рубли по валютной карте, то использовать ее можно только при оплате за рубежом (например, на командировочные расходы).

Также за границей можно использовать корпокарту в белорусских рублях. При использовании такой корпокарты банк, упрощенно говоря, покупает иностранную валюту за находящиеся на карте белорусские рубли.

7. За все расходы сотрудник отчитывается в бухгалтерии

После использования корпоративной карты работник обязан отчитаться за свои расходы в определенный срок.

Для этого необходимо предоставить в бухгалтерию компании:

1. отчет;
2. документы, подтверждающие расходы (платежные документы, чеки, билеты, счета, квитанции и иные подтверждающие документы).

На практике под таким «отчетом» понимается авансовый отчет. В законодательстве форма авансового отчета не установлена. Она должна быть разработана компанией и содержаться в приложении к учетной политике.

Документы предоставляются в бухгалтерскую службу компании в течение 15 рабочих дней с момента совершения расходной операции либо со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

Корпоративные карты – насколько это выгодно?

Корпоративные карты – насколько это выгодно?

• 10.08.2018&nbsp&nbsp
• Опыт &nbsp&nbsp

Что такое корпоративная карта?

Представьте себе – вы отправляете сотрудника в командировку. Вы можете выдать ему командировочные наличными. За каждую трату сотрудник должен отчитаться, предоставить чек, квитанцию, билет и т.п. Однако все мы знаем, как легко подделываются подобные подтверждения. Другое дело, если вместо наличных вы даёте сотруднику банковскую карточку. Вам приходят отчёты обо всех тратах в электронном виде. Вы можете полностью контролировать, куда уходят ваши деньги.

Именно для этих целей и существует корпоративная карта. В отличие от обычной банковской карты она регистрируется не на одного человека, а на компанию в целом (на юридическое лицо).

Оплачивать такой картой можно всё, что угодно: командировки, перевозки, оптовые закупки, подарки сотрудникам на день рождения. При этом карта может быть не только дебетовой, но и кредитной.

Как оформить и пользоваться картой?

Порядок оформления зафиксирован в «Положении об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденным ЦБ РФ 24 декабря 2004 года № 266-П. Руководитель организации должен подать заявление в банк на данную карту. Образец этого заявления обычно можно найти на сайте банка или, обратившись в отделение банка лично. Вместе с заявлением подаются определённые документы. Список документов каждый банк вправе установить на своё усмотрение.

Большинство банков требуют следующее:

• Учредительные документы компании;
• Выписка из ЕГРЮЛ;
• Паспорт держателя карты (человека, который будет пользоваться ей);
• Доверенность от компании на держателя, дающая право распоряжаться картой.

Держателем может быть один человек, а может быть несколько. После рассмотрения заявления и проверки документов банк должен дать согласие на выпуск корпоративной карты. Только после этого составляется договор о выпуске. Помимо стандартных вещей, которые заполняются в договоре на обычную карту, в подобном договоре указывается список лиц, которые могут ей пользоваться, со всеми их данными. По желанию руководителя компании на карту может быть установлен определённый лимит. Например, 80000 в месяц. Это значит, что больше этой суммы в месяц с карты снять нельзя. Это может достаточно упростить контроль за средствами предприятия.

Однако договор – это далеко не всё. После получения карты обязательно должен быть составлен внутренний документ, в котором будут указаны правила пользования карточкой. Эти правила зависят исключительно от желаний компании. Общее правило для всех корпоративных карт одно – с них нельзя снимать деньги. Картой можно только оплачивать покупки и услуги.

Тем не менее, в локальном документе должны быть указаны определённые пункты:

• Информация о ПИН-коде и о том, кому он может быть известен.
• В какой срок должен быть предоставлен отчёт о расходах по карте.
• «Наказание» за отсутствие вышеупомянутого отчёта.
• Учёт карт – кому карта выдавалась и на какой срок.
• Что делать, если карта пропала или была украдена.

Пример. Чтобы было немного понятнее, представим условные пункты из подобного документа.

1. ПИН-код карты известен сотрудникам Иванову, Петрову, Сидорову. Более никому ПИН-код сообщаться не должен.
2. Отчёт о расходах должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после использования карты. Сотрудники должны предоставить документ по каждому расходу (чек, квитанцию об оплате или иной подтверждающий документ).
3. В случае если отчёт не будет предоставлен, сумма, списанная с карты, будет вычтена из зарплаты сотрудников, использовавших её.
4. Для учёта карт обычно создаётся отдельный журнал.
5. В случае пропажи карты держатель должен немедленно связаться с банком и заблокировать её. Если держатель не выполнил данное указание и с карты пропали денежные средства, сумма пропажи будет вычтена из зарплаты держателя.

Все эти пункты условны. Разумеется, настоящий документ составляется по определённым правилам и в определённой форме.

Плюсы и минусы корпоративных карт

Начнём с плюсов:

• С картой можно производить покупки онлайн.
• Больший контроль – в случае сомнительных операций по карте или утере её можно заблокировать и сохранить деньги. Если пропадут наличные деньги, вернуть их вряд ли получится.
• Порог наличных расчетов юридических лиц – 100000 руб. Иногда покупки приходится совершать на большую сумму (например, какая-нибудь оптовая закупка). С картой же нет никаких ограничений в этом плане.
• При денежных операциях за границей валюта автоматически конвертируется.
• Есть возможность установить лимит.
• Проверить, куда уходили деньги, можно, заказав выписку расходов в банке. А можно установить услугу СМС-информирования. Опять же, больший контроль.
• Сокращает срок выдачи денег сотрудникам.
• С карты нельзя снять деньги. А значит, сотрудник не сможет себе их присвоить.

Однако есть и минусы. Но их не много:

• В случае операций за границей в плане отчётности в налоговую нужно оформлять гораздо больше документов.
• Банки часто предъявляют очень высокие требования к надёжности компании. И очень часто плата за обслуживание карты чрезмерно высокая.

Предложения банков

Итак, мы определились, что корпоративная карта – достаточно удобная вещь, которая во многом позволит усилить контроль и уберечь средства компании. Осталось выбрать, в каком банке заказывать карту.

Здесь выбор действительно огромнейший. Несколько тарифов на корпоративную карту можно найти даже в рамках одного банка. В банках с господдержкой типа Сбербанка или Россельхозбанка цена на обслуживание колеблется в районе 2000-2500 руб. в год. Но в некоторых банках можно найти карты за 1000 руб. в год. А некоторые предоставляют тарифы, где какое-то время картой можно пользоваться бесплатно. В общем, если вы хотите найти карту подешевле, это вполне реально. Единственная загвоздка – не все банки публикуют на официальных сайтах полную информацию о тарифах. Чтобы иметь возможность выбора, иногда приходится обойти не один банк.

Большие ли это деньги для компании – 2500 в год? Конечно же, нет. Так что корпоративная карта – вещь выгодная во всех смыслах этого слова.

7 лайфхаков по корпоративным картам: как использовать, не нарушая закон

Фото носит иллюстративный характер, источник: pixabay.com

С 1 июня 2019 года введен новый порядок пользования корпоративными картами и отчетности сотрудников после их использования. Он установлен Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной Постановлением Национального Банка № 117. О чем говорится в Инструкции и как пользоваться корпокартами, рассказывают юрист компании Revera Ангелина Грищенко и налоговый консультант Виктор Статкевич.

1. Одна карта – один сотрудник

Получить (оформить) корпоративную карту компания может на имя любого сотрудника, независимо от должности. При этом пользоваться ею может только сам сотрудник.

2. С именными картами меньше законодательных проблем

По сути держателем карточки является физическое лицо, использующее карточку в силу полномочий, предоставленных компанией. То есть пользоваться корпоративной картой может только работник, которому компания выдала карту, даже если карта не является именной.

Неименная карта отличается только тем, что на ней не напечатано имя сотрудника. Вероятный плюс неименной карты в том, что банку не нужно тратить время на то, чтобы выбить имя держателя на карте, так как в банке уже есть готовые экземпляры без имени и получить ее можно почти сразу.

Однако, в силу различных требований и ограничений законодательства использование таких карт крайне затруднено, а в ряде случаев невозможно, в связи с чем практика работы с обезличенными корпокартами не получила распространения.

3. Устанавливайте лимит по карте

Чтобы избежать проблем в будущем и почем зря не искушать сотрудников доступом к крупным суммам, устанавливайте лимит по карте еще при заключении договора с банком. Так как деньги сотрудник тратит напрямую со счета компании.

В то же время, если сотрудник потратит деньги на свои нужды, то они должны быть возвращены работником, в том числе через удержание из зарплаты либо принятия иных мер «принудительного» взыскания.

4. Сотрудник потратил деньги компании на личные нужды. Что делать?

Бывают случаи, когда сотрудник, по ошибке или намеренно, использует корпоративную карту в личных целях, совершая покупки, которые никак не связаны с деятельностью компании. Так как оплата происходит за счет средств компании, получается, что фактически такие товары или услуги оплачивает компания своими деньгами. У сотрудника возникает задолженность перед компанией.

Вариантов в этом случае как минимум два. Либо по соглашению с сотрудником происходит возврат средств сразу, либо по своему решению компания в будущем может вычесть эту задолженность из сумм аванса, зарплаты или других выплат работнику.

5. Тратить деньги компании с карты можно не на все

В законодательство не установлены цели использования корпоративной карточки. Поэтому их определяет организация самостоятельно с учетом условий и возможных ограничений договора с банком на обслуживание корпокарты. Но следует помнить, что они должны быть связаны с деятельностью организации.

Например, с использованием корпоративной карты можно оплатить следующие расходы:

• покупки, связанные с деятельностью компании,
• представительские расходы (в пределах Республики Беларусь),
• представительские расходы (за рубежом)
• командировочные расходы
• хозяйственные расходы (например, услуги парковки),
• другие расходы производственной направленности.

6. Валютной корпокартой платить в Беларуси нельзя. Почти

Прежде чем расплачиваться корпоративной картой, работнику необходимо сообщить, в какой валюте открыт карт-счет, чтобы он не «подставлял» организацию и не нарушал требования валютного законодательства.

В Беларуси расчеты совершаются только в белорусских рублях. Поэтому, если обслуживающий банк не конвертирует иностранную валюту в белорусские рубли по валютной карте, то использовать ее можно только при оплате за рубежом (например, на командировочные расходы).

Также за границей можно использовать корпокарту в белорусских рублях. При использовании такой корпокарты банк, упрощенно говоря, покупает иностранную валюту за находящиеся на карте белорусские рубли.

7. За все расходы сотрудник отчитывается в бухгалтерии

После использования корпоративной карты работник обязан отчитаться за свои расходы в определенный срок.

Для этого необходимо предоставить в бухгалтерию компании:

1. отчет;
2. документы, подтверждающие расходы (платежные документы, чеки, билеты, счета, квитанции и иные подтверждающие документы).

На практике под таким «отчетом» понимается авансовый отчет. В законодательстве форма авансового отчета не установлена. Она должна быть разработана компанией и содержаться в приложении к учетной политике.

Документы предоставляются в бухгалтерскую службу компании в течение 15 рабочих дней с момента совершения расходной операции либо со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

Корпоративные карты – насколько это выгодно?

Корпоративные карты – насколько это выгодно?

• 10.08.2018&nbsp&nbsp
• Опыт &nbsp&nbsp

Что такое корпоративная карта?

Представьте себе – вы отправляете сотрудника в командировку. Вы можете выдать ему командировочные наличными. За каждую трату сотрудник должен отчитаться, предоставить чек, квитанцию, билет и т.п. Однако все мы знаем, как легко подделываются подобные подтверждения. Другое дело, если вместо наличных вы даёте сотруднику банковскую карточку. Вам приходят отчёты обо всех тратах в электронном виде. Вы можете полностью контролировать, куда уходят ваши деньги.

Именно для этих целей и существует корпоративная карта. В отличие от обычной банковской карты она регистрируется не на одного человека, а на компанию в целом (на юридическое лицо).

Оплачивать такой картой можно всё, что угодно: командировки, перевозки, оптовые закупки, подарки сотрудникам на день рождения. При этом карта может быть не только дебетовой, но и кредитной.

Как оформить и пользоваться картой?

Порядок оформления зафиксирован в «Положении об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденным ЦБ РФ 24 декабря 2004 года № 266-П. Руководитель организации должен подать заявление в банк на данную карту. Образец этого заявления обычно можно найти на сайте банка или, обратившись в отделение банка лично. Вместе с заявлением подаются определённые документы. Список документов каждый банк вправе установить на своё усмотрение.

Большинство банков требуют следующее:

• Учредительные документы компании;
• Выписка из ЕГРЮЛ;
• Паспорт держателя карты (человека, который будет пользоваться ей);
• Доверенность от компании на держателя, дающая право распоряжаться картой.

Держателем может быть один человек, а может быть несколько. После рассмотрения заявления и проверки документов банк должен дать согласие на выпуск корпоративной карты. Только после этого составляется договор о выпуске. Помимо стандартных вещей, которые заполняются в договоре на обычную карту, в подобном договоре указывается список лиц, которые могут ей пользоваться, со всеми их данными. По желанию руководителя компании на карту может быть установлен определённый лимит. Например, 80000 в месяц. Это значит, что больше этой суммы в месяц с карты снять нельзя. Это может достаточно упростить контроль за средствами предприятия.

Однако договор – это далеко не всё. После получения карты обязательно должен быть составлен внутренний документ, в котором будут указаны правила пользования карточкой. Эти правила зависят исключительно от желаний компании. Общее правило для всех корпоративных карт одно – с них нельзя снимать деньги. Картой можно только оплачивать покупки и услуги.

Тем не менее, в локальном документе должны быть указаны определённые пункты:

• Информация о ПИН-коде и о том, кому он может быть известен.
• В какой срок должен быть предоставлен отчёт о расходах по карте.
• «Наказание» за отсутствие вышеупомянутого отчёта.
• Учёт карт – кому карта выдавалась и на какой срок.
• Что делать, если карта пропала или была украдена.

Пример. Чтобы было немного понятнее, представим условные пункты из подобного документа.

1. ПИН-код карты известен сотрудникам Иванову, Петрову, Сидорову. Более никому ПИН-код сообщаться не должен.
2. Отчёт о расходах должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после использования карты. Сотрудники должны предоставить документ по каждому расходу (чек, квитанцию об оплате или иной подтверждающий документ).
3. В случае если отчёт не будет предоставлен, сумма, списанная с карты, будет вычтена из зарплаты сотрудников, использовавших её.
4. Для учёта карт обычно создаётся отдельный журнал.
5. В случае пропажи карты держатель должен немедленно связаться с банком и заблокировать её. Если держатель не выполнил данное указание и с карты пропали денежные средства, сумма пропажи будет вычтена из зарплаты держателя.

Все эти пункты условны. Разумеется, настоящий документ составляется по определённым правилам и в определённой форме.

Плюсы и минусы корпоративных карт

Начнём с плюсов:

• С картой можно производить покупки онлайн.
• Больший контроль – в случае сомнительных операций по карте или утере её можно заблокировать и сохранить деньги. Если пропадут наличные деньги, вернуть их вряд ли получится.
• Порог наличных расчетов юридических лиц – 100000 руб. Иногда покупки приходится совершать на большую сумму (например, какая-нибудь оптовая закупка). С картой же нет никаких ограничений в этом плане.
• При денежных операциях за границей валюта автоматически конвертируется.
• Есть возможность установить лимит.
• Проверить, куда уходили деньги, можно, заказав выписку расходов в банке. А можно установить услугу СМС-информирования. Опять же, больший контроль.
• Сокращает срок выдачи денег сотрудникам.
• С карты нельзя снять деньги. А значит, сотрудник не сможет себе их присвоить.

Однако есть и минусы. Но их не много:

• В случае операций за границей в плане отчётности в налоговую нужно оформлять гораздо больше документов.
• Банки часто предъявляют очень высокие требования к надёжности компании. И очень часто плата за обслуживание карты чрезмерно высокая.

Предложения банков

Итак, мы определились, что корпоративная карта – достаточно удобная вещь, которая во многом позволит усилить контроль и уберечь средства компании. Осталось выбрать, в каком банке заказывать карту.

Здесь выбор действительно огромнейший. Несколько тарифов на корпоративную карту можно найти даже в рамках одного банка. В банках с господдержкой типа Сбербанка или Россельхозбанка цена на обслуживание колеблется в районе 2000-2500 руб. в год. Но в некоторых банках можно найти карты за 1000 руб. в год. А некоторые предоставляют тарифы, где какое-то время картой можно пользоваться бесплатно. В общем, если вы хотите найти карту подешевле, это вполне реально. Единственная загвоздка – не все банки публикуют на официальных сайтах полную информацию о тарифах. Чтобы иметь возможность выбора, иногда приходится обойти не один банк.

Большие ли это деньги для компании – 2500 в год? Конечно же, нет. Так что корпоративная карта – вещь выгодная во всех смыслах этого слова.