Что такое фондирование

Фондирование документов

Фондированиеподразумевает практическое осуществление классификации документов по архивным фондам в пределах конкретного архива.

Фондирование документов включает следующие виды работ:

· установление границ архивных фондов;

· определение фондовой принадлежности документов;

· группировку и распределение (систематизация) документов по архивным фондам, объединенным архивным фондам и коллекциям в соответствии с делениями схемы классификации.

В рамках архивов для обоснования и осуществления классификации документов могут разрабатываться:

· рабочие инструкции по объединению документов однородных фондов, а также по созданию конкретных объединенных фондов;

· рабочие инструкции по проведению систематизации документов конкретных фондов;

· схемы классификации документов конкретных фондов и т.д.

Изучение истории фонда, его состава, истории фондообразователя, осуществляемое в рамках архива, проводится сцелью правильного фондирования и разработки наиболее оптимальных схем классификации документов архивного фонда, для определения и уточнения состава материалов архивного фонда, проведения экспертизы ценности документов фонда. Итогом данной работы является составление исторической справки.

Историческая справка о фондообразователе и фонде состоит из четырех основных разделов:

1) история фондообразователя;

2) история фонда;

3) характеристика документов фонда;

4) список использованных источников и литературы.

В первом разделе—«История фондообразователя»—кратко описывается история фондообразователя (с указанием ссылок на законодательные источники и документы фонда). В данном разделе, как правило, содержатся следующие сведения:

· крайние даты деятельности фондообразователя;

· задачи и содержание деятельности;

· политическая направленность деятельности;

· масштаб деятельности фондообразователя;

· место и роль фондообразователя в системе государственного управления, в хозяйственной или общественно-культурной жизни;

· организационная структура фондообразователя и ее изменения;

· условия и обстоятельства, вызвавшие ликвидацию фондообразователя или передачу его функций другому учреждению;

· особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

Во втором разделе—«История фонда»—приводятся краткие сведения по истории архивного фонда, начиная с описания того, в каких условиях и в каком составе находился фонд до поступления в архив и заканчивая событиями, которые произошли с архивным фондом в архиве. В процессе изучения истории фонда в первую очередь определяются:

· крайние даты документов фонда;

· количество единиц хранения в фонде;

· время поступления фонда в архив;

· данные по истории фонда до его поступления в архив;

· наличие структурных частей фонда (отделы, отделения и т. п.);

· крайние даты материалов (частей фонда);

· количество единиц хранения по каждой части в отдельности;

· степень сохранности материалов (по структурным подразделениям фондообразователя);

· случаи проведения экспертизы ценности документов;

· количество отобранных к уничтожению дел (после проведенных экспертиз);

· наличие утерянных документов;

· нахождение материалов данного фонда в других фондах или архивах, музеях и библиотеках;

· наличие документов, имеющих художественную ценность или написанных на иностранных языках;

· общее состояние материалов фонда, доступность их для использования;

· состав научно-справочного аппарата к фонду.

Третий раздел исторической справки—«Характеристика документов фонда»—содержит краткое описание состава и содержания материалов фонда; оценку их научно-исторического, практического значения; перечисление тем, по которым они были использованы, а также упоминание о публикациях документов фонда и список работ, при написании которых документы были использованы.

Четвертый раздел—«Список источников и литературы»—содержит все источники и литературу по истории фондообразователя и истории фонда, использованные при написании исторической справки.

Один экземпляр исторической справки хранится в деле фонда.

Типовая историческая справка составляется при классификации документов однородных фондов. При составлении справки на объединенный архивный фонд должна быть написана историческая справка по истории всех фондообразователей. Кроме того, в ней приводится обоснование причин создания объединенного архивного фонда, указываются признаки, на основе которых данный архивный фонд был создан.

Дата добавления: 2015-10-01 ; просмотров: 3083 | Нарушение авторских прав

Основные правила фондирования документов в архивах

экспертиза ценность документ архив

Фондирование документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда. В основе фондирования находится изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих.

При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:

– дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством, или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством;

– планы, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который они составлены;

– отчеты и документы к ним относятся к году, за который они составлены;

– перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены;

Читать еще:  Как проверить квартиру на обременение

– отчеты по перспективным планам относятся к последнему году отчетного периода;

– дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены; если организация прекратила свое существование, документы ликвидационной комиссии включаются в состав фонда ликвидируемой организации;

– в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации;

– если в деятельности организации создается незначительный объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации; внутри структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи;

– в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения; при ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидируемой организации, незавершенные дела – в состав фонда организации-правопреемника; дела, производство которых велось в ряде организаций, включают в состав фонда организации, завершившей их делопроизводство;

– личные дела сотрудников, перешедших в другие организации, в случае их передачи в эти организации включаются в состав их фондов; входящие документы относятся к фонду организации-получателя; копии исходящих документов относятся к фонду организации-автора;

– внутренние документы относятся к фонду организации-составителя;

– каждому архивному фонду присваивается название и номер; при хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число-месяц-год, за ними дела, имеющие месяц-год, затем дела, имеющие только год.

Один и тот же архивный фонд составляют документы организации до и после ее реорганизации, не повлиявшей на коренное изменение ее функций, изменения ее подчиненности, структуры, штатов, печати, полного или частичного изменения ее названия, изменения территориальных границ ее деятельности, перемещения из одного района в другой, изменения административно-территориального деления, временной приостановки ее деятельности.

Фонд является единым, если:

– организация восстановлена с прежними функциями после временной приостановки ее деятельности;

– произошло расширение или сужение объема ее прав или территориальных границ деятельности;

– организация распалась на ряд других с передачей им своих функций;

– организация переименована или частично изменила свое название;

– организация передана из одного ведомства в другое;

– организация сменила свое местонахождение или структуру.

Новый фонд образуется при создании новой организации, даже при сохранении полностью или частично прежнего названия, но с новой структурой и функциями.

Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

– хронологически-структурной – дела группируются по хронологии, а внутри ее – по структуре;

– структурно-хронологической – дела группируются по структуре, а внутри ее – по хронологии;

– хронологически-функциональной – дела группируются по хронологии, а внутри ее – по функциям организации;

– функционально-хронологической – дела группируются по функциям организации, а внутри их – по хронологии.

Возможны другие варианты, исходя из принципов систематизации единиц хранения внутри фонда, их значения для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

Фонды личного происхождения систематизируются по следующей схеме:

– документы к биографии фондообразователя;

– документы имущественно-хозяйственного и бытового характера;

– документы членов семьи фондообразователя и других лиц, отложившиеся в фонде;

Внутри каждого раздела документы группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведений в зависимости от их объема и удобства пользования.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

– организации – даты образования и ликвидации;

– объединенного фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций;

– личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

– коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

При этом возможен, по ряду объективных причин, выход крайних дат конкретных документов за рамки хронологии архивного фонда.

При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомственных, а через них и государственных архивов.

Дать характеристику фондирования архивных документов.

Министерство образования Московской области

Государственное бюджетное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования

Московской области

«Орехово-Зуевский социально-гуманитарный колледж»

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

(дипломная работа)

на тему:

«УСЛОВИЯ И РЕЖИМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ»

Студентки Специальность Руководитель работы

Орехово-Зуево 2017
Оглавление

1. Теоретические аспекты архивных документов. 6

1.1 Этапы формирования экспертизы ценности документов. 6

1.2 Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. 7

1.3 Определение фондовой принадлежности документов и образование архивного фонда. 9

1.4 Определение и виды границ архивного фонда. 12

2. Хранение документов в муниципальном архиве. 19

Читать еще:  Как обменять валюту

2.1 Порядок передачи документов организации на постоянное хранение в муниципальный архив. 19

2.2 Создание оптимальных условий хранения документов. 24

3. Анализ условий и режимов хранения документов в архиве Государственного учреждения – Управление Пенсионного Фонда РФ № 24 в городе Орехово-Зуево 32

3.1 Характеристика Государственного учреждения – Управление Пенсионного Фонда РФ № 24 в городе Орехово-Зуево. 32

3. 2 Анализ хранения документов в архиве Государственного учреждения – Управление Пенсионного Фонда РФ № 24 в городе Орехово-Зуево. 35

3.3 Рекомендации по совершенствованию деятельности архива ГУ-Управления ПФР № 24. 38

Список используемой литературы.. 43

Введение

В связи с тем, что в деятельности организации постоянно образуются новые документы, возникает вопрос о хранении уже созданных и исполненных документов.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Через год после окончания дела постоянного и временного хранения передаются в архив.

Архив— учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов

На практике существует и развивается только сеть архивов и хранилищ системы Федеральной архивной службы (или при муниципальных образованиях). В других случаях отдельных архивов или хранилищ документов по личному составу не создается.

Как правило, юридическое лицо если и создает архив, то документы по личному составу в нем хранятся наряду с другими видами документов. Причем это характерно не только для мелких организаций, но и для очень крупных, где трудились и трудятся тысячи работников, и документы по личному составу, накапливаемые в течение многих лет, составляют достаточно объемный комплекс.

Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы. Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. То есть здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов. Это объясняется, прежде всего, тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.

Так каковы же особенности хранения документов в муниципальных архивах?

Объектом выпускной квалификационной работы является хранение документов в архиве.

Предмет исследования – особенности условий и режимов хранения документов в архиве.

Целью выпускной квалификационной работы является анализ особенностей хранения документов в архивах.

В соответствии с целью предполагается решить следующие задачи:

1.Проанализировать учебную, методическую и научную литературу по исследуемой проблеме.

2. Рассмотреть характеристику экспертизы ценности документов.

Дать характеристику фондирования архивных документов.

Фондирование – это что такое?

Иногда у предприятия не хватает собственных ресурсов для осуществления предпринимательской деятельности, поэтому оно прибегает к процедуре фондирования. Последнее является неким залогом успешной деятельности и возможностью держаться на плаву в современной конкурентной среде бизнеса.

Определение понятия

Фондирование – это в первую очередь привлечение заемных ресурсов, которые используют предприятия с целью бесперебойного обеспечения своей деятельности согласно основному направлению.

Таким образом, для предприятия, ведущего некоммерческую деятельность, основным источником фондирования будут выступать меценаты или государство. На привлеченные средства организация может содержать собственные фонды, которыми в этом случае выступают детские сады закрытого типа, частные дома для престарелых людей или культурные кружки и сообщества.

Если ранжировать процесс фондирования согласно методам начисления, то его можно разделить на следующие категории:

  • проспективные методы;
  • методы по начислению.

Таким образом, в проспективном аспекте эффективность заемного фонда в грубой формулировке представляет собой производную от объема начисленных средств за последний период. Иными словами, пенсии начисляются согласно сумме заработной платы за последние несколько лет работающего, а депозитные ставки в банках зависят от количества привлеченных средств за рассматриваемый отчетный период (конечно, это не является единственным критерием для определения данного показателя).

Если брать во внимание методы по начислению, то фондирование – это сумма заемных средств, которая была зачислена на протяжении всей коммерческой деятельности предприятия. Иными словами, согласно рассматриваемому методу, фонд выплат страховой компании будет зависеть от того, какое количество премий было внесено страхователями за весь период действия предприятия. В случае государственного фондирования сумма социальных выплат будет зависеть от объема уплаченных в казну налогов.

Читать еще:  Какова основная особенность налогов

Как определяется ставка фондирования

Ставка фондирования – это общая стоимость заемных ресурсов, которая рассчитывается по сложной формуле, но давайте попробуем упростить это понятие и объяснить все доступным языком.

Чистый объем привлеченных средств не является чистой стоимостью заемных фондов, поэтому ставка фондирования рассчитывается в зависимости от массы показателей:

  • в учет берутся влиятельные индикаторы рынка;
  • принимается во внимание доходность предприятия;
  • взвешивается соотношение активов и пассивов с учетом затрат;
  • привлекается экспертная оценка срочности активов.

При этом ставка фондирования не имеет четкого периода актуальности, и расчетный период стоимости заемных ресурсов выбирается на усмотрение предприятия: будь то раз в день, неделю или год.

После определения ставки фондирования полученный показатель учитывается при определении платежеспособности предприятия, которое осуществляет свою основную деятельность за счет привлечения заемных фондов.

Определение стоимости

Стоимость фондирования – это ставка, по которой привлекаются заемные средства в капитал предприятия, поэтому не стоит путать понятия «ставка фондирования» и «стоимость».

Конечно, логичнее было бы решить, что ставка – это и есть процентная оценка привлеченных средств, однако, как описывалось выше, данное утверждение неверное, поскольку стоимость является непосредственной трансфертной ценой, которая определяет, под какой процент предприятие может позволить себе привлечь заемные средства.

Данный показатель также зависит от множества факторов и рассчитывается по сложной формуле, однако вкратце можно сказать, что при определении показателя стоимости фондирования учитывается имеющийся на данный момент объем привлеченных средств, рыночный спрос, предложение и биржевые индикаторы.

Поэтому зачастую процентные ставки по кредитам и депозитам в банке зависят от массы индикаторов и показателей, а не от того, сколько предлагает конкурент, как многие из нас привыкли думать.

Понятие коэффициента фондирования

Коэффициент фондирования – это показатель, который определяется в итоге расчета соотношения между активами и пассивами предприятия в национальной валюте. Таким образом, компания может вычислить объем рисков своей основной деятельности по состоянию на дату отчетного периода.

В том случае, если активы превышают в своем количественном отношении пассивы, и коэффициент больше единицы, можно сделать вывод, что риски предприятия на данный момент невелики, и его функционированию ничего не угрожает. Иными словами, деятельность предприятия стабильна и способна приносить постоянный доход.

Если пассивы доминируют над активами в своем суммарном отношении, напрашивается вывод, что риски основной деятельности предприятия достаточно велики, и доходность находится под угрозой. Отсюда могут вытекать низкие процентные ставки на привлечение заемного капитала в банке или же неспособность страховой компании осуществить выплаты.

Банковское фондирование

Фондирование банков – это привлечение заемного капитала для осуществления дальнейшей основной деятельности.

В целом можно сказать, что абсолютно любой банк практикует процедуру фондирования, в противном случае его деятельность будет невозможна. У банка, как правило, недостаточное количество собственного капитала для осуществления кредитования в полной мере, в особенности если речь идет о юридических лицах. Поэтому для нормальной деятельности привлекаются депозиты.

Каждый из вас наверняка заметил, что кредитные ставки банка зачастую зависят от депозитных или наоборот. Поэтому если ставки по кредиту растут, то и депозитный процент доходности не может снижаться – это первый принцип фондирования.

Огромное количество предприятий в состоянии обойтись собственными средствами без привлечения процедуры фондирования, но только не банки. Банковская деятельность всегда включает в себя привлечение заемных средств.

Фондирование документов

Не всегда процедура фондирования имеет экономический аспект, и в организации делопроизводства этот термин также имеет достаточно весомое влияние и значение. В документарной практике принято считать, что фондирование – это так называемая архивация документов за предыдущие периоды деятельности предприятия.

Процедура архивации может осуществляться с некоторой периодичностью – раз в год, квартал или месяц (в зависимости от объема существующей информации). Фондирование документов, как правило, осуществляется по регистрам. Это могут быть:

  • подписанты;
  • фамилии адресантов;
  • содержание.

В целом нет четких правил и законодательных актов относительно процедуры фондирования согласно регистрам, поэтому делопроизводитель может выбрать наиболее удобный и оптимальный для себя способ архивации.

Выводы

В заключение хочется отметить, что фондирование представляет собой неотъемлемый процесс в осуществлении предпринимательской деятельности многих предприятий, иначе как бы мы пользовались банковскими кредитами, если бы не было депозитов? На какие средства страховая компания осуществляла бы выплаты, если бы не было страховых премий? А социальные службы не могли бы выплачивать пособия, не будь налоговой системы в стране.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector