E invoicing что это такое

4 причины, почему вашему бизнесу нужен э-инвойсинг

Представьте ситуацию, что торговец не может принять наличные в кассе или не имеет POS-терминала. Или покупатель не имеет наличных денег, правда, у него есть банковская платежная карта. В таких случаях оплатить товары или услуг можно с помощью инвойсинга – метода оплаты, все более широко востребованного в сегменте малого и среднего бизнеса.

К примеру, вы даете частные уроки или платные консультации. Когда приходит время расплатиться за оказанную услугу, ваш клиент вдруг обнаруживает, что может произвести оплату только банковской картой. В такие моменты на помощь вам придет такая услуга как инвойсинг, о которой сегодня Bilderlings Pay подробно расскажет в этой статье.

Начнем с самого понятия. Инвойсинг – это услуга выставления счета по sms или email. Воспользоваться услугой могут даже люди, у которых нет своего сайта. Чтобы было более понятно – рассмотрим реальную ситуацию.

В тот момент, когда нужно принять оплату, вам достаточно знать адрес электронный почты, либо номер телефона вашего клиента. Для выставления счета вы заходите в систему инвойсинга и создаете новый счет: указываете сумму списания и email/номер телефона плательщика. Больше ничего указывать не нужно.

Стоит отметить, что выставление счета занимает не более одной минуты. Вашему клиенту придет счет по sms/email со ссылкой, перейдя по которой достаточно будет ввести данные своей расчетной карты и счет будет оплачен. После оплаты счета вам придет подтверждение факта оплаты и вы получите денежные средства уже на следующий рабочий день.

«Услуга инвойсинга имеет дополнительные функции. Одна из них – индивидуальный дизайн счетов. Он позволяет изменить цветовую схему страницы, на которой необходимо ввести данные расчетной карты. К примеру, можно указать цвет, соответствующий вашему фирменному стилю», — отмечает специалист по UX-дизайну Bilderlings Pay.

Еще одна функция – автоматическое начисление пени. При выставлении счета можно указать дату, после которой к сумме счета будут прибавлены пени, начисленные автоматической системой за каждый день просрочки оплаты.

Данная услуга будет особенно актуальна для управляющих компаний в сегменте ЖКХ и кредитных организаций. Выставлять счета можно как в ручном режиме, так и через API (см. статью «Что такое API и зачем его подключать?»).

API позволяет массово выставлять счета в автоматическом режиме. Например, ваша бухгалтерская система составляет список должников с их контактными данными и суммой долга, а инвойсинг создает каждому счета. Как только счет будет оплачен – бухгалтерская система получит информацию об этом и внесет соответствующие изменения в свою базу.

Интеграция вашей бухгалтерской системы и системы инвойсинга происходит очень просто и быстро благодаря небольшому количеству параметров, необходимых для выставления счета.

Единожды оплаченный счет всегда может стать повторяющимся. Это значит, что вашему клиенту достаточно один раз оплатить выставленный счет, и система автоматически будет в будущем списывать денежные средства с карты плательщика. Вам не нужно будет беспокоиться о том, что клиент забудет оплатить (продлить) услугу.

При выставлении такого счета (с функцией автоматической повторной оплаты) необходимо указать периодичность списания, например, раз в неделю, раз в месяц. Не нужно беспокоиться, что, задав единожды настройки повторяющихся платежей, их нельзя будет изменить. Это возможно. Система позволяет перезадать настройки периодичности платежей и изменить сумму.

Эксперты по инвойсингу компании Bilderlings Pay отмечают, что такая возможность будет актуальна для провайдеров различных услуг. Например, предоплата важна для издательств (абонирование газет и журналов), постоплата для мобильных операторов или интернет-провайдеров.

При каждом списании денежных средств с банковской карты клиента, вам будет приходить уведомление об оплате. Вы будете экономить и свое время, и время клиента – ведь процесс повторной оплаты полностью автоматический. В личном кабинете вы сможете посмотреть детальную статистику обо всех платежах.

Следует помнить, что использовать услугу повторяющихся платежей нужно осторожно. Необходимо дать клиенту понять, что, оплатив сейчас счет, денежные средства будут списываться с его банковской карты и в будущем, согласно выставленным настройкам периодичности.

Зачем это нужно и почему это так важно?

Во-первых, если клиент будет знать, что следующий платеж будет автоматический определенного числа, он заблаговременно позаботится, чтобы на карте было достаточно денежных средств для списания. Он должен быть заинтересован в повторном получении услуги (продлении текущей).

Во-вторых, если вы скроете от своего клиента информацию о повторном платеже, это может вызвать несколько проблем: уровень доверия к вам как к надежному поставщику товара или услуг снизится; плательщик захочет обратиться в банк, выпустивший его карту и потребовать отменить несанкционированный платеж. Начнется процедура опротестования платежа – клиент будет доказывать, что не соглашался с автоматическим списанием денежных средств с его карты в будущем.

Подведем итоги, подтверждающие, что услуга инвойсинга проста в использовании и главное – удобна:

• Ключевое преимущество инвойсинга в том, что для выставления счета на оплату нужно знать только номер телефона или адрес электронной почты. Если вы хотите кому-либо выставить счет – то эти данные вы, скорее всего, знаете.
• Не нужно спрашивать у клиента номер расчетной карты или банковского счета. Ваш клиент сможет оплатить счет с выбранной им карты и тогда, когда ему это будет удобно.
• Как мы уже писали выше ⇑, услуга подойдет очень многим – ЖКХ компаниям, провайдерам, людям, оказывающим частные услуги. Чтобы денежные средства автоматически списались, к примеру, еженедельно после оплаты счета (подписка на различные услуги), достаточно указать период и сумму при выставлении счета. После успешного списания денежных средств – вы получите уведомление.
• Счета можно выставлять в ручном или автоматическом режиме. Настроить вашу систему для использования автоматического выставления счетов – просто, и не займет много вашего времени.

E-invocing от Сбербанка, как универсальная система платежей и электронного документооборота

Сделать бизнес эффективнее, не выходя из офиса, поможет система электронного документооборота E-invoicing Сбербанка.

E-invoicing – это универсальная система электронного документооборота, с помощью которой вы можете решать бизнес-задачи вне зависимости от расстояния между контрагентами, масштабов бизнеса и вида деятельности [1].

Использование электронного документооборота позволит отказаться от пересылки бумажных экземпляров документов, что поможет оптимизировать бизнес-процессы организаций по взаимодействию друг с другом и с налоговыми органами.

Благодаря своей универсальности данная система документооборота позволяет практически полностью отказаться от бумажных документов. А наличие электронной подписи делает данные документы юридически сильными, что позволяет передавать их в налоговую инспекцию и любые другие ведомства.

Масштаб бизнеса и расстояния теперь не имеют никакого значения. А ввиду своей низкой стоимости e-invoicing позволяет экономить не только время, но и деньги.

Клиенты банка, которые пользуются данной технологией, теперь могут оплачивать товары в интернет-магазинах даже не имея электронного кошелька. Оплата осуществляется прямо в интернет-банке. Покупатель не вводит свои платежные данные, что делает покупку максимально безопасной.
E-invoicing ускоряет бизнес процессы, связанные с принятием решений. Увеличивает продуктивность работы всей компании. Услуга “E-Invoicing” доступна при условии наличия подключения к сети «Интернет», к сервису «Сбербанк Бизнес Онлайн» и получения электронной подписи.

Несомненное преимущество e-invoicing от Сбербанка заключается в надежности банка и самой большой в России сети филиалов компании. Также имеется ряд других преимуществ:

1. Экономия времени, которая ускоряет весь бизнес и увеличивает прибыль. Обработка одного документа происходит за несколько секунд, а не за 2-3 минуты.
2. Экономия средств на пересылку документов в среднем в 5-10 раз. Средняя стоимость одной транзакции в электронном виде составляет менее 10 рублей. Бумажная пересылка, со всеми косвенными тратами, стоит примерно 50-100 рублей.
3. Экономия помещения для хранения документов. То, что раньше занимало 1 квадратный метр склада или офиса, теперь помещается на нескольких мегабайтах в компьютере.
4. Быстрота принятия решений всех звеньев бизнес-команды.
5. Безопасность самой пересылки и хранения данных. А также качественное шифрование и контроль доступа сотрудников к документам [2].

Стоить отметить, что скоро у российских пользователей появится еще один способ оплачивать товары и услуги в сети: Сбербанк завершил пилотную стадию проекта по созданию нового сервиса онлайн-платежей, с помощью e-invoicing. Данный сервис услуг можно воспользоваться уже сейчас, но в ограниченном доступе и не для всех покупок.

Например, Выбрав товары на сайте магазина с новой функцией и перейдя в корзину, в перечне способов оплаты клиент увидит «кнопку» «Сбербанк Онлайн». Так называется интернет-банк для клиентов — через него и оформляется платеж. Покупатель перенаправляется в личный кабинет «Сбербанк Онлайн», авторизуется, видит счет и подтверждает оплату. Второй вариант — покупатель получает СМС о платеже и подтверждает его ответным сообщением. Деньги спишутся с одной из карт, привязанных к кабинету.

Чтобы добавить новый способ оплаты на сайт, продавец договаривается с «Яндекс. Деньги» (Сбербанк купил 75% акций сервиса в 2012 году). Компания устанавливает магазину сервис «Яндекс.Касса» для приема платежей. Настройка системы бесплатна как для действующих, так и для новых клиентов сервиса «Яндекс.Касса»
Оплачивать услуги через «Сбербанк Онлайн» позволяют, например, крупнейший в России сайт бесплатных объявлений Avito и оператор спутникового телевидения «Триколор ТВ», рассказали представители компании.

Около 90% клиентов Avito пользуются услугами Сбербанка, уточнил представитель сервиса. Отличие продукта Сбербанка от других российских платежных сервисов в том, что пользователю при покупке не нужно указывать конфиденциальные данные и регистрироваться в системе. По такому же принципу работают крупнейшие мировые платежные системы, например, PayPal: пользователь при регистрации привязывает карту к личному кабинету, после чего может совершать покупки со своим логином и паролем. Во втором квартале 2016 года через PayPal было проведено 1,4 млрд платежей, их объем составил $86 млрд. Всего в системе зарегистрировано 188 млн активных счетов [4].

Услугой Сбербанка пока пользуются 400 тыс. пользователей в месяц, которые совершают 1 млн транзакций. Сервис зарабатывает за счет комиссии с каждой транзакции, которая взимается с продавцов. Доход делится между Сбербанком и «Яндекс.Деньги», но пропорцию, а также размер комиссии и выручку от сервиса компании не раскрывают.

Подобные системы платежей есть и у конкурентов. Например, Альфа-банк в 2009 году запустил аналогичную схему оплаты, сейчас она доступна в 70–90 тыс. интернет-магазинов, говорит начальник отдела развития платежных сервисов компании Евгений Иевлев. Платежи через «Сбербанк Онлайн» пока принимают в разы меньше продавцов — около 4,1 тыс., но у Альфа-банка меньше ежемесячное число транзакций (130–159 тыс.) и активных пользователей (100 тыс.). Ежемесячный объем операций системы Альфа-банка составляет 400–500 млн руб. (Сбербанк эту цифру не раскрывает).

На рисунке 1 показано, что сервисами онлайн от Сбербанка пользуются около 80% пользователей интернет-банкинга.

Рис. 1. Сбербанк среди других российских интернет-банков [3]

Представители Промсвязьбанка, ВТБ24 и «Русского стандарта» также подтвердили, что у банков есть платежи с помощью электронного счета. «Русский стандарт» запустил услугу в 2013 году: сейчас его форму оплаты предлагают около 1 тыс. продавцов.

Таким образом, можно утверждать, что и рынке интернет-банкинга конкуренция начинает увеличиваться, что может привести к получению более качественных и простых в обращении сервисов онлайн платежей.

E-invoicing пока уступает более традиционным видам платежей: самыми популярными системами оплаты, которые принимают интернет-магазины, являются карты, электронные деньги, салоны связи и платежные терминалы.

Несомненно, данный сервис услуг продолжит развиваться в последующие годы и скоро он станет более популярным, им смогут пользоваться не только юридические лица для отправки документации через «Сбербанк бизнес онлайн», но и физические лица, использующие e-invoicing в качестве платежного сервиса для оплаты услуг онлайн.

Сдача отчетности через Сбербанк Бизнес Онлайн

Сервис Сбербанк Онлайн для бизнеса постоянно развивается. В нем появляются различные функции, которые призваны сделать работу компании более комфортной и удобной для руководителей, бухгалтеров и сотрудников. Одной из таких услуг является E-invoicng, позволяющая упростить документооборот.

Что такое E-invoicing? Основные возможности

Система Е-инвойсинг – это сервис электронного документооборота. Клиентам Сбербанка эта услуга доступна прямо из системы интернет-банкинга. Пользователю, активировавшему данную функцию, доступен целый ряд возможностей:

• Документооборот через Интернет. Обмениваться юридически значимыми документами без использования бумажных носителей можно с банком и любыми контрагентами.
• Выпуск электронной подписи (ЭП). Она выпускается без необходимости посещения офиса, а плата за эту услугу с клиента не взимается, причем можно использовать на выбор облачное хранилище или USB-ключ (токен).
• Сдача в госорганы отчетности. Прямо с ПК можно быстро отправить отчеты в ПФР, ФСС, Росстат. А также клиенту доступен обмен сообщениями и запросами с госорганами.
• Конструктор документов. Клиенту предлагается подготовить договор или другой документ на основе 1400 шаблонов, подготовленных профессиональными юристами. Создание нужного документа происходит в интерактивном режиме, и его сразу можно распечатать или отправить через сервис контрагенту.
• Электронный архив. Функция позволяет хранить электронные документы организации или сканированные копии бумажных оригиналов. Все сохраненные документы можно группировать, управлять правами доступа к ним, а при уничтожении система предоставит соответствующий акт.

Основная задача системы E-invoicing – избавить бизнес от необходимости пересылать и хранить огромное количество бумажных документов, сделав процесс управления и передачи их максимально простым и прозрачным.

Как подключить сервисы? Тарифы

Пользователь может подключить сервис самостоятельно, если он уже использует систему интернет-банкинга. Причем за базовый набор услуг не придется даже дополнительно платить.

Инструкция по активации услуги включает всего 4 шага:

1. Пройти авторизацию в интернет-банке, используя данные своей учетной записи. Если необходимо, пароль можно всегда восстановить.
2. Перейти в раздел «Продукты и услуги». А также можно воспользоваться кнопкой «Подключить» на странице сервиса e-Invoicing на официальном сайте банка.
3. Выбрать и настроить сервис. Можно подключить различные тарифы, выпустить электронную подпись и т. д.

На выбор клиентам доступно 4 тарифа:

• Базовый документооборот. В нем доступен обмен документами в электронном виде с банком, получение входящих документов от партнеров, а также выпуск электронной подписи для сдачи отчетности. Этот тариф бесплатен и доступен всем пользователям системы интернет-банкинга.
• Расширенный документооборот. В тариф входят все возможности базового документа оборота, а также возможность отправлять подписанные ЭП документы контрагентам. Стоимость пакета составляет 295 рублей в месяц.
• Конструктор документов. Этот сервис открывает возможность подготавливать в электронной форме различные документы на основе шаблонов. Доступ к нему стоит 955 рублей.
• Электронный архив. В сервис входит возможность создания архива документов организации и работа с ним. Стоимость доступа к услуге – 490 рублей в месяц.

Как начать пользоваться сервисом?

Перед началом использования сервиса потребуется выполнить вход в интернет-банк, выбрать в разделе услуги E-invoicing нужный продукт и загрузить электронную подпись. Если она отсутствует, то здесь же предоставляется возможность выпустить новую ЭП. Платить за подпись при выпуске ее через сервис не нужно.

Преимущества и недостатки сервиса

Главный плюс сервиса E-invoicing – в экономии времени. Он позволяет перевести весь процесс документооборота в электронную форму. С его помощью можно быстро обмениваться документами с партнерами, отправлять отчеты и хранить в удобном формате все деловые бумаги. Дополнительно у него можно отметить следующие плюсы:

• наличие бесплатного тарифа для клиентов Сбербанка;
• отсутствие необходимости платить за выпуск подписи;
• экономия до 100 % на изготовлении бумажных документов.

Из недостатков сервиса можно отметить сильно ограниченные возможности бесплатной версии. А также к минусам можно отнести необходимость привыкать к интерфейсу системы, если раньше уже был опыт использования ЭДО других разработчиков.

Сервис E-Invoicing, доступный всем бизнес-клиентам Сбербанка, позволяет существенно экономить время на сдаче отчетности и обмене документами с партнерами. Многим начинающим предпринимателям и компаниям будет достаточно даже бесплатного тарифа, а при необходимости всегда можно подключить более продвинутые пакеты услуг.

Виртуальные документы для бизнеса

Электронный документооборот сегодня – уже не новость для российского бизнеса. Все чаще мы слышим от предпринимателей слова: «дистанционные сервисы» «удаленный доступ к услугам», «электронный обмен данными». Больше года назад Сбербанк предоставил корпоративным клиентам и государственным учреждениям возможность перевести гигантский объем документации в виртуальное пространство, запустив услугу E-invoicing*.

Электронная степень свободы

Сбербанк стал одной из первых российских компаний, которая взяла на себя миссию по внедрению услуги электронного документооборота E-invoicing на рынке России. Внедрение этой схемы обмена документами, по оценкам Сбербанка, оказалось весьма перспективным направлением как в части развития информационных технологий в России, так и в области расширения сотрудничества с иностранными компаниями, присутствующими на российском рынке и работающими с E-invoicing.

Предлагаемая Сбербанком услуга электронного документооборота предоставила клиентам возможность обмениваться между собой юридически значимыми первичными документами, возникающими при осуществлении договорных отношений (счета, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.), и направлять отчетность в государственные органы (Федеральную налоговую службу) в электронном виде без последующего оформления на бумажном носителе.

Кроме того, согласно п. 3 ст. 80 Налогового кодекса, для ряда компаний установлена обязанность представлять отчетность в налоговые органы в электронном виде. Одним из самых больших достоинств электронного документооборота является высокая скорость получения документов, уменьшение затрат на их хранение и транспортировку, а также обеспечение сохранности всех договоров, отчетностей и прочей корреспонденции.

Тысячи клиентов Сбербанка проявили интерес к предлагаемой банком услуге E-invoicing: в виртуальном пространстве для руководителей предприятий и главных бухгалтеров представлен весь спектр услуг по электронной подписи, при этом совершенно отпадает потребность посещения отделения банка.

В рамках системы «Сбербанк Бизнес Онлайн» Сбербанк запустил новый сервис – «облачную» электронную подпись, с помощью которой клиент получает доступ к услугам электронного документооборота E-invoicing без приобретения электронного ключа (токена-«флешки»). Для получения этого сервиса достаточно зарегистрироваться в системе «Сбербанк Бизнес Онлайн» и заполнить заявление о выдаче «облачной» электронной подписи. После получения SMS-сообщения о выдаче подписи (в течение трех дней) клиент может продолжать работать в привычном ритме. В отличие от обычной, «облачная» электронная подпись не требует установки специализированного программного обеспечения на компьютере. Она хранится на защищенных ресурсах Удостоверяющего центра компании-партнера банка, имеет необходимую сертификацию Федеральной службы безопасности и Федеральной службы по техническому и экспортному контролю и разрешена к использованию в целях осуществления электронного документооборота (в том числе передачи отчетности в контролирующие органы).

В рамках услуги E-invoicing клиенты могут обмениваться с контрагентами электронными первичными документами, которые сохраняют при этом свою юридическую значимость. Также, используя данную услугу, предприниматель может оптимизировать бизнес-процессы внутри своего предприятия, оперативно взаимодействовать с фирмами-партнерами и налоговыми органами. При этом руководство компании в состоянии контролировать процесс работы компании, без задержек принимать рабочие решения, а клиенты и заказчики компании могут гораздо быстрее получать ответы на свои вопросы. В наши дни, когда время является самым большим капиталом в бизнесе, продуктивность всей компании при работе с услугой E-invoicing может возрасти на порядок.

Выгоды для малого бизнеса

Использование системы E-invoicing ускоряет и упрощает взаимодействие с налоговыми органами в отчетный период.

Немаловажным фактором для компаний малого бизнеса является цена услуги электронного документооборота. Сбербанк предлагает привлекательные тарифы – в 295 руб. в месяц включена не только услуга направления отчетности в ФНС, но и осуществление электронного документооборота со своими контрагентами без ограничения по количеству отправленных документов. Более того, до 31 января 2015 года действует специальное предложение – в первые 5 месяцев после заключения договора на обслуживание в рамках услуги E-invoicing клиенты Сбербанка получают 50% скидку, то есть данный сервис обойдется им всего в 147,5 руб. в месяц.

Каждый месяц все больше и больше компаний делают выбор в пользу E-Invoicing. Это является лучшим подтверждением эффективности E-invoicing для оптимизации бизнеса и сокращения издержек на ведение документации, что в итоге может повысить конкурентоспособность малых предпринимателей на рынке.