Как заполнять личный листок по учету кадров

Как самостоятельно заполнить личный листок по учету кадров предприятия: 9 правил

Трудовое законодательство Российской Федерации строго регламентирует любые вопросы, связанные с документооборотом в кадровом производстве. Личные листки по учёту кадров не входят в число обязательных спутников компаний. Но они помогают оптимизировать работу персонала, сделать её более эффективной.

Суть и основные понятия кадрового учета

Личный листок по учёту кадров – документ, где отражается вся информация о сотруднике, как личного, так и биографического характера. Это те сведения, которые так же входят в личное дело.

Возврат товара поставщику оформляется документально, а как это сделать правильно – узнайте по ссылке.

Для чего формируют такой документ?

Наниматель обязан вести личные дела всех, кто работает под его руководством. И вообще всех сотрудников, если это прописано в Законодательстве. Личные листки – первичные документы, которые играют самую важную роль в такой регистрации.

Главное назначение листка – в первичном учёте всего кадрового состава на предприятии.

За заполнение отвечают специалисты кадровой службы в компании. Работники только расписываются на документе в знак того, что никаких ошибок не обнаружили.

Допустимо только наличие сведений, которые признаются актуальными. Представителей в отделах кадров надо отдельно уведомлять, если какая-то информация подлежит изменениям.

Что такое счет-фактура и зачем она нужна? Прочтите по ссылке.

Для составления документа пользуются обычным альбомным листом формата А4. Когда справку заполняют, используют сведения из:

• Документа ВАК о получении льготы или присвоении степени учёного.
• Справки о наличии собственного изобретения.
• Справки о наградах, которые были получены лицом ранее.
• Документа, подтверждающего получение высшего образования.
• Военного билета.
• Трудовой книжки.
• Паспорта.

Где можно скачать образец документа?

Образец бланка личного листка по учету кадров можно скачать тут.

Фактически, для заполнения листка сведения просто переписываются из одного места в другое.

О бланках и формах для личного листка

Чёткие требования к структуре данного документа в законодательстве РФ отсутствуют. Значит, компания имеет право на самостоятельную разработку формы, которая кажется наиболее подходящей для личного учёта. Главное – не нарушать права, которыми наделён сам сотрудник.

Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.

Часто бывает так, что информация и вопросы в карточках повторяют то же, что указано в форме Т2.

Она может стать ориентиром для тех, кто сомневается, какие именно должны присутствовать данные.

Как быть с дополнениями?

Вы столкнулись с проблемой ведения бухгалтерии? Прочтите эту статью и вы решите все свои вопросы.

Какая информация должна быть в дополнении? Не обойтись без ФИО сотрудника вместе с двумя разделами, представленными в форме таблицы.

Пример оформления личного листа.

Первый раздел в случае необходимости отражает перемещения по службе. Здесь надо написать, когда человек занял должность, когда освободил её. Во втором разделе указывают на сами изменения, касающиеся той или иной учётной информации.

Важное требование – наличие документального подтверждения для любых изменений, связанных с информацией в личном листке.

Дополнительные правила по заполнению

Образование, указанное в листке, может быть: высшим или средним специальным, профессионально-техническим, общим средним. А вот ссылок на базовое образование в инструкции по заполнению документа нет и не предусмотрено.

Что можно сделать при задержке заработной платы? Ответ найдете тут.

Что касается полученной специальности после высшего учебного заведения, то её описывают так же, как она стоит в дипломе.

Главное – не перепутать специальность с присвоенной квалификацией.

Место расположения и хранения документа

К формированию личного листка сотрудника переходят сразу после того, как был заключен трудовой договор. И после издания приказа, подтверждающего назначение на должность.

Хранят документ только в личном деле на каждого из сотрудников. Перед ним находится внутренняя опись вместе с дополнением, если оно имеется и заполняется.

Какие ещё есть правила оформления?

Узнайте об ответственности бухгалтера с 2016 года в этой статье.

По трудовой деятельности указываются не только её периоды. Надо написать вообще всё, что связано с обучением, даже с прохождением Военной службы. Можно просто написать, какое время работник находился в той или иной должности, если они все занимались на одном и том же предприятии.

Дополнение к личному листку по учету кадров.

Документы отправляются в личное дело по мере того, как они появляются, официально выпускаются. Наличие внутренней описи становится обязательным требованием, ведь в личных листках содержится важная информация.

Можно использовать общее личное дело для хранения листков, если за год их накопилось не так много. Но такой вариант далеко не всегда признают удобным.

Обычно такие документы заполняются только в ручную, с использованием чернил. Но допускаются и ситуации, когда листок заполняется в электронной форме. Это удобное решение для оптимизации общего документооборота на предприятии.

Важно при приёме на работу присвоить табельный номер конкретному сотруднику. Тогда легче будет разобраться, какое дело и на кого заведено.

Личный листок обязательно заполняется на тех, кто занимает руководящие должности. Этот документ обязателен даже для тех, кто приходит на временную работу. Либо занимает должность, имеющую сезонный характер.

Статья Порядок начисления и списания алиментов с заработной платы: что нужно знать? расскажет вам все об алиментах и о том, как правильно их рассчитать от заработка работника.

В пределах каждой регистрационной группы документу присваивают тот или иной номер. Благодаря дублированию информации сразу в нескольких документах облегчается поиск необходимых сведений, сам процесс хранения.

Только благодаря грамотному учёту даже личные листки обладают юридической силой. Главное – учитывать организацию труда на том или ином конкретном предприятии.

Более подробно о личном листке вы узнаете в этом видео:

Личный листок по учету кадров

При оформлении на новую должность сотруднику предлагают заполнить специальную анкету. В ней должны быть отражены базовые сведения: образование, состав семьи и т.д. Когда человека зачисляют в штат, он уже заполняет личный листок по учету кадров.

Личный листок: назначение

Иногда представители кадровой службы ограничиваются тем, что в личное дело вкладывается уже заполненная ранее анкета. Решение в вопросе, что важнее: анкета или личный листок, остается за работодателем. Как правило, эти нюансы оговариваются в локальных актах.

Преимущества практики ведения личных листков состоит в том, что администрация получает возможность быстро получить все сведения о «новичке». Если листок заполнен грамотно и полно, то из него можно составить ясное представление о профессиональной подготовке сотрудника, который только зачислен в штат.

Тем самым у представителей кадровой службы появляется хорошая возможность выяснить заранее, можно ли доверить новому сотруднику какие-то конкретные поручения. Возможно, сначала придется предложить ему поработать над личным самообразованием.

Правила заполнения личного листка

Прежде всего, все отражаемые сведения должны быть максимально достоверными.

Несмотря на очевидную бессмысленность завышения своего образовательного статуса иногда встречаются такие казусные ситуации. Недостоверность информации, вносимой в личный листок, чревата потерей репутации в самом начале карьеры.

Сотрудник с первых же дней лишается доверия не только администрации, но и своих коллег. Кроме того, он рискует проявить себя как человек, напрочь лишенный аналитических способностей. Ведь невинный, как ему кажется, обман проверить не составляет никакого труда.

Все сведения в личном листке должны быть подтверждены документально. Он включает в себя данные паспорта, трудовой книжки, диплома об образовании. Если в личном листке отражается факт присвоения наград, то соискатель новой должности обязательно должен указать справку, которая могла бы подтвердить данную информацию.

Наличие авторских изобретений в профессиональной биографии соискателя также подтверждается документально. Сотрудник должен будет указать номер локального акта с прежнего места работы, который подтверждал бы внесение им рационализаторского предложения.

Особенно строго кадровая служба проверяет информацию о присвоении гражданину каких-либо социальных льгот. Информация о них проверяется из социальных фондов.

Личный листок: правила составления

Листок не относится к строго обязательным документам в каких-либо небольших компаниях. Не прибегают к нему и индивидуальные предприниматели. Часто набор в такие структуры осуществляется по своим правилам. Но его используют руководители крупных фирм или топовых компаний. Опять-таки не в обязательном порядке, а по личному усмотрению руководства.

Не существует федерального образца заполнения личного листка. Часто представители кадровых служб вносят в него пункты, связанные со спецификой конкретного производства или учреждения. На большинстве предприятий он имеет индивидуальную структуру, а его содержание определяет характер профессиональной деятельности.

Тем не менее, в обычной практике выработан определенный опыт по включению в личный листок базовых пунктов.

К ним относятся:

• личные сведения;
• паспортные данные;
• семейное положение.

Абсолютно во всех личных листках должны быть указаны сведения об образовании и стаже работы человека. Только из этих положений кадровик уже составит себе достаточно полное представление о том, на каком участке работы можно использовать данного сотрудника.

Наконец, «новенький» обязательно должен приложить личную фотографию. Позже менеджер по кадрам вклеит ее в листок.

Исправления в личном листке нежелательны. Как правило, его заполняют письменно, от руки. Такой документ существует в единственном экземпляре. После заполнения он визируется самим работником. Факт подписи свидетельствует о том, что все данные, внесенные в него, соответствуют действительности. Тем самым у человека, зачисленного в штат, открываются первые профессиональные перспективы.

С течением времени сведения о человеке могут меняться. Это вполне закономерно. Кто-то выходит замуж, женится, получает второе высшее образование. Если человек дорожит репутацией и намерен построить серьезную карьеру в этом учреждении, то он должен сам побеспокоиться об изменениях, вносимых в личный листок. Для этого достаточно уведомить начальника кадровой службы. Новая информация вносится в личный листок незамедлительно.

Отказ от заполнения личного листка

В коммерческих структурах или при оформлении на работу в ИП гражданин имеет право отказаться заполнять данные документы. Не существует нормативного положения, обязывающего работодателя принудить к данной процедуре.

Но в этой ситуации следует побеспокоиться о том, какое впечатление человек произведет изначально. Нередко несговорчивого сотрудника, что называется, «берут на карандаш». Дальнейшее построение карьерной вертикали для него будет затруднительно. К слову, индивидуальные предприниматели не особенно церемонятся с такими работниками, поскольку они знают, как привлечь персонал.

Совсем по-другому обстоит дело в государственном учреждении. Здесь отказ от заполнения личного листка эквивалентен фактическому отказу от исполнения профессиональных обязанностей. Поэтому именно в муниципальных учреждениях и на госслужбе такие моменты встречаются крайне редко.

После увольнения личный листок остается на предприятии. Он входит в понятие «кадровая документация». Забрать его сугубо по своему усмотрению работник не имеет права.

Если же по каким-либо субъективным причинам личный листок нужен человеку, то изъять его можно только после письменного ходатайства на имя руководителя. Но даже в этом случае гражданину будет предоставлен не собственно листок, а его заверенная копия.

Личный листок по учету кадров

При оформлении на новую должность сотруднику предлагают заполнить специальную анкету. В ней должны быть отражены базовые сведения: образование, состав семьи и т.д. Когда человека зачисляют в штат, он уже заполняет личный листок по учету кадров.

Личный листок: назначение

Иногда представители кадровой службы ограничиваются тем, что в личное дело вкладывается уже заполненная ранее анкета. Решение в вопросе, что важнее: анкета или личный листок, остается за работодателем. Как правило, эти нюансы оговариваются в локальных актах.

Преимущества практики ведения личных листков состоит в том, что администрация получает возможность быстро получить все сведения о «новичке». Если листок заполнен грамотно и полно, то из него можно составить ясное представление о профессиональной подготовке сотрудника, который только зачислен в штат.

Тем самым у представителей кадровой службы появляется хорошая возможность выяснить заранее, можно ли доверить новому сотруднику какие-то конкретные поручения. Возможно, сначала придется предложить ему поработать над личным самообразованием.

Правила заполнения личного листка

Прежде всего, все отражаемые сведения должны быть максимально достоверными.

Несмотря на очевидную бессмысленность завышения своего образовательного статуса иногда встречаются такие казусные ситуации. Недостоверность информации, вносимой в личный листок, чревата потерей репутации в самом начале карьеры.

Сотрудник с первых же дней лишается доверия не только администрации, но и своих коллег. Кроме того, он рискует проявить себя как человек, напрочь лишенный аналитических способностей. Ведь невинный, как ему кажется, обман проверить не составляет никакого труда.

Все сведения в личном листке должны быть подтверждены документально. Он включает в себя данные паспорта, трудовой книжки, диплома об образовании. Если в личном листке отражается факт присвоения наград, то соискатель новой должности обязательно должен указать справку, которая могла бы подтвердить данную информацию.

Наличие авторских изобретений в профессиональной биографии соискателя также подтверждается документально. Сотрудник должен будет указать номер локального акта с прежнего места работы, который подтверждал бы внесение им рационализаторского предложения.

Особенно строго кадровая служба проверяет информацию о присвоении гражданину каких-либо социальных льгот. Информация о них проверяется из социальных фондов.

Личный листок: правила составления

Листок не относится к строго обязательным документам в каких-либо небольших компаниях. Не прибегают к нему и индивидуальные предприниматели. Часто набор в такие структуры осуществляется по своим правилам. Но его используют руководители крупных фирм или топовых компаний. Опять-таки не в обязательном порядке, а по личному усмотрению руководства.

Не существует федерального образца заполнения личного листка. Часто представители кадровых служб вносят в него пункты, связанные со спецификой конкретного производства или учреждения. На большинстве предприятий он имеет индивидуальную структуру, а его содержание определяет характер профессиональной деятельности.

Тем не менее, в обычной практике выработан определенный опыт по включению в личный листок базовых пунктов.

К ним относятся:

• личные сведения;
• паспортные данные;
• семейное положение.

Абсолютно во всех личных листках должны быть указаны сведения об образовании и стаже работы человека. Только из этих положений кадровик уже составит себе достаточно полное представление о том, на каком участке работы можно использовать данного сотрудника.

Наконец, «новенький» обязательно должен приложить личную фотографию. Позже менеджер по кадрам вклеит ее в листок.

Исправления в личном листке нежелательны. Как правило, его заполняют письменно, от руки. Такой документ существует в единственном экземпляре. После заполнения он визируется самим работником. Факт подписи свидетельствует о том, что все данные, внесенные в него, соответствуют действительности. Тем самым у человека, зачисленного в штат, открываются первые профессиональные перспективы.

С течением времени сведения о человеке могут меняться. Это вполне закономерно. Кто-то выходит замуж, женится, получает второе высшее образование. Если человек дорожит репутацией и намерен построить серьезную карьеру в этом учреждении, то он должен сам побеспокоиться об изменениях, вносимых в личный листок. Для этого достаточно уведомить начальника кадровой службы. Новая информация вносится в личный листок незамедлительно.

Отказ от заполнения личного листка

В коммерческих структурах или при оформлении на работу в ИП гражданин имеет право отказаться заполнять данные документы. Не существует нормативного положения, обязывающего работодателя принудить к данной процедуре.

Но в этой ситуации следует побеспокоиться о том, какое впечатление человек произведет изначально. Нередко несговорчивого сотрудника, что называется, «берут на карандаш». Дальнейшее построение карьерной вертикали для него будет затруднительно. К слову, индивидуальные предприниматели не особенно церемонятся с такими работниками, поскольку они знают, как привлечь персонал.

Совсем по-другому обстоит дело в государственном учреждении. Здесь отказ от заполнения личного листка эквивалентен фактическому отказу от исполнения профессиональных обязанностей. Поэтому именно в муниципальных учреждениях и на госслужбе такие моменты встречаются крайне редко.

После увольнения личный листок остается на предприятии. Он входит в понятие «кадровая документация». Забрать его сугубо по своему усмотрению работник не имеет права.

Если же по каким-либо субъективным причинам личный листок нужен человеку, то изъять его можно только после письменного ходатайства на имя руководителя. Но даже в этом случае гражданину будет предоставлен не собственно листок, а его заверенная копия.

Листок по учету кадров

Где и сколько храниться

Хранится документ в персональном деле работника. Если дело сформировано до 1 января 2003 года, срок хранения — 75 лет. Если до 1 января 2003 года, срок хранения — 50 лет. Персональные дела руководителей хранятся постоянно.

При трудоустройстве работника нередко просят заполнить анкету, которая содержит данные о соискателе: информацию об образовании, личные данные, данные о месте работы близких родственников и т.д.

Если работник принят в штат, ему предложат заполнить личный листок по учету кадров. По своей сути личный листок очень похож на анкету, которую заполняют соискатели. Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета. Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах. Нужно предусмотреть, какой именно из документов (листок по учету кадров, анкета, оба документа) войдет в состав личного дела работника – этот вопрос остается на усмотрение работодателя.

Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

Поскольку личный листок не имеет утвержденной формы, работодатель разрабатывает его самостоятельно и включает в документ те пункты и разделы, которые считает нужным. Личный листок по учету кадров (скачать документ вы сможете в конце статьи) обязательно содержит личные данные работника (ФИО, адрес, семейное положение и др.), остальные разделы работодатель добавляет на свое усмотрение. Чтобы упростить себе задачу по составлению документа, можно скачать образец личного листка по учету кадров и на его примере разработать свой бланк.

Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:

• ФИО работника;
• Дата, место рождения;
• Гражданство;
• Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
• Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
• Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
• Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
• Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
• Информацию о наличии наград и званий;
• Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
• Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
• Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).

Образец заполнения личного листка по учету кадров мы приведем ниже. Работник должен указать дату заполнения, подписать документ. Дополнительно прилагается фотография работника (обычно стандартного размера 3х4 см), которая вклеивается в листок в специально отведенное место.

Как заполнять личный листок по учету кадров? Информация, предоставленная работником при заполнении, должна быть полной и достоверной. Работник может отказаться заполнять некоторые разделы документа и работодатель не может заставить его это сделать. Нельзя включать в личный листок пункты, касающиеся состояния здоровья, религиозных, политических убеждений человека и т.п. (ст. 86 ТК РФ).

Дополнение к личному листку по учету кадров

Позднее, когда личный листок уже заполнен, в учетных данных работника могут произойти изменения. Кадровику нужно составить дополнение к листку, включив его в личное дело работника.

Какие изменения может понадобиться внести в личный листок по учету кадров, какую информацию целесообразно указать в дополнении?

• Данные о работе после заполнения листка (должность, дата назначения и ухода, документ о переводе, увольнении и т.д.);
• Информация о награждениях работника, присвоении знаний (дата, когда сотрудник был награжден, название награды, основание записи);
• Сведения о повышении квалификации (дата, решение комиссии, основание записи);
• Информация об изменении иных учетных сведений (например, смена места жительства и т.д.);
• Информация о наложении и снятии взысканий с работника (дата наложения, кем взыскания было наложено, за что, вид взыскания, основание записи, дата снятия, основание снятия).

Заполнение личного листка по учету кадров (дополнения к нему) происходит на основании документов, которые подтверждают сведения, внесенные в листок – аттестаты, дипломы, справки, приказы и т.д. После внесения всех сведений проставляется дата заполнения документа, ФИО и подпись кадрового работника.

Читайте также: Приказ о снятии дисциплинарного взыскания (образец)

Пример заполнения личного листка по учету кадров

Личный листок по учету кадров (бланк скачать)

Читайте также: Образец автобиографии при приеме на работу

>Личный листок по учету кадров

Зачем он нужен?

В листке собраны основные данные о сотруднике. Это позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними. С помощью указанной информации директор может составить правильное представление о новом работнике и принять решение о том, какую работу тот может выполнять.

Для частных организаций этот документ не является обязательным, тем не менее часто ими применяется. Особенно если речь идет о трудоустройстве в крупную компанию.

Для государственных организаций обязательность его применения в каждом конкретном случае определяется специальным нормативно-правовым актом. Например, согласно Приказу Генпрокуратуры России от 13.03.2018 N 135, этот документ обязательно должен находиться в личных делах прокурорских работников. Единого же нормативного акта, который бы обязывал все государственные предприятия использовать листок, не существует.

Унифицированной формы этого документа нет, поэтому каждая организация может разработать собственную форму и использовать ее в работе. Скачать бланк личного листка по учету кадров вы можете на нашем сайте. Как правило, листок содержит следующие сведения о сотруднике:

• ФИО гражданина;
• пол;
• число, месяц, год и место рождения;
• национальность;
• домашний адрес, телефон;
• паспортные данные;
• образование;
• сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
• профессиональные навыки и умения;
• пребывание за границей: период, место, цель поездки;
• отношение к воинской обязанности;
• данные о семейном положении;
• сведения о близких родственниках: степень родства, ФИО, год рождения;
• дата заполнения и личная подпись сотрудника;
• фото размером 4 на 6 см.

Бланк заполняется работником собственноручно. Своей подписью он заверяет правильность указанных в документе данных.

Свежие материалы

ВСЁ, ЧТО КАСАЕТСЯ КОМПАНИИ БУРМИСТР.РУ CRM система КВАРТИРА.БУРМИСТР.РУ СЕРВИС ЗАПРОСА ВЫПИСОК ИЗ РОСРЕЕСТРА И ПРОВЕДЕНИЯ…

Бухгалтерская (финансовая) отчетность предприятий 39 149.84 млрд ₽ — АО ВТБ КАПИТАЛ 4 892.93 млрд…

Налоговое планирование в организации Налоговое планирование может значительно повлиять на формирование финансовых результатов деятельности организации,…

Уведомление об использовании права на освобождение от НДСУведомление об использовании права на освобождение от НДС…