02.02.2020

Где должна храниться должностная инструкция работника

Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
Определяется структура и содержание инструктажа.
Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
Подписывается, утверждается и регистрируется.
Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Варианты хранения документации

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.

Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.

С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.

Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.

Данный документ доступно хранить:

как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

сменилось наименование организации;
сменилось руководство;
произошла реорганизация;
произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Читать еще: Процедура емиас что это

Заключение

Таким образом, должностная инструкция:

Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Бесплатная юридическая помощь

Должностные регламенты (должностные инструкции)

Где хранятся должностные регламенты госслужащих

Федерального закона исполняет должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом, который согласно ст. 24 является существенным условием служебного контракта.

Должностной регламент утверждается одновременно со служебным контрактом представителем нанимателя, а не руководителем структурного подразделения, как это имеет место в правоприменительной практике, подписывается гражданским служащим в двух экземплярах, один из которых хранится в личном деле гражданского служащего как приложение к служебному контракту.

Внимание Реализация этого требования

Важный кадровый документ: должностная инструкция

Автор: 30.10.2012 99 780 Образцы некоторых инструкций установлены нормативными правовыми актами. Как составить должностную инструкцию в учреждении, если для нее не предусмотрена типовая форма, как ее разработать и утвердить, как внести изменения?

На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.Роль должностной инструкцииВ Трудовом кодексе не уделяется внимания должностной инструкции, однако о ней часто упоминается в письмах Роструда. Определим, что представляет собою эта инструкция и так ли уж она нужна.Согласно Современному экономическому словарю[1] должностной считается инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме.

А в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3042‑6‑0 говорится, что должностная инструкция – это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции,

Кто должен разрабатывать должностные регламенты

Требования к создаваемому регламенту Основные требования к построению, содержанию и изложению должностного регламента могут быть сведены к следующему: — название регламента должно содержать точное наименование должности, на которую он разработан.

Где хранятся должностные регламенты госслужащих

— — Как показывает практика, должностной регламент в органах государственной власти ряда субъектов РФ разрабатывается на каждую должность на основе примерной формы должностного регламента государственного гражданского служащего субъекта РФ, утвержденной администрацией (правительством) субъекта РФ.

При этом уполномоченная кадровая служба разрабатывает рекомендации по составлению должностных регламентов уже на основе утвержденной примерной формы. Зачастую такие примерные формы должностных регламентов гражданского служащего содержат ссылку на то, что они разработаны и утверждены в соответствии с Трудовым кодексом РФ, однако указанным нормативным правовым актом разработка и утверждение должностных регламентов не предусмотрены. Права гражданского служащего вытекают как из функций государственного органа, так и функций структурного подразделения, а также должностных обязанностей гражданского служащего, установленных должностным регламентом.

06 Мая 2015 В современных условиях одним из главных направлений развития системы МВД России является ориентация на квалифицированные кадры, отвечающие высоким профессиональным требованиям. Повышение требований к качеству правоохранительной деятельности и объективная необходимость формирования профессионального кадрового корпуса органов внутренних дел обуславливает актуальность разработки должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел.

II. Требования, предъявляемые к содержанию должностного регламента (должностной инструкции).

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Содержание Здесь, напротив, много чего не хватает. Где критерии оценки качества? Где режим работы? Где порядок аттестации?

Это также необходимо добавить.

Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте. С кем согласовываются должностные инструкции?

Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации.

Функции, задачи, обязанности и ответственность неукоснительно соблюдаются и исполняются до момента перехода на новую должность или увольнения.

Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников

14 августа 2019 13444 / / / Срок хранения должностных инструкций сотрудников четко регламентирован специальными нормативными актами. Далее мы разберемся, в течение какого периода времени должны храниться такие документы и где именно.

в архивы;
фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным.

У кого хранится должноствой регламент госслужащего

Обращается к Вам архивный отдел предприятия госслужбы.

Читать еще: Где номер у полиса нового образца

Есть у нас дело постоянного срока хранения —

«Должностные регламенты государственных гражданских служащих»

. В 2006 году оно было заведено впервые, туда пришили должностные регламенты госслужащих. Должностной регламент положен госслужащему при поступлении на службу, ежегодно он не меняется, т.е.

регламенты каждый год в обязательном порядке не переиздаются…Но — при изменении полномочий и (или) действующего законодательства — в должностной регламент того или иного госслужащего (иногда — всех) периодически вносятся изменения… При этом переиздается весь регламент, а не отдельные его пункты… Как быть с закрытием-открытием таких дел?

Какой срок хранения должностных инструкций сотрудников в 2019 году

Читать еще: Как узнать задолженность по свету

В соответствии с законодательными актами РФ работают и иностранные компании.

Сколько хранятся локальные акты

Определяют период хранения должностной инструкции исходя из ее вида:

Унифицированная форма, разработанная отраслевым ведомством, подлежит постоянному хранению.
Если вы создали локальный акт силами группы специалистов организации, то он признается индивидуальным. Такой вариант хранят в течение 75 лет, если он создан для научных сотрудников, работников во вредных, тяжелых или опасных условиях (а также занимающих должности приравненные к ним). Для всех остальных должностей необходимо хранить акт до прекращения существования предприятия.
Инструкция, являющаяся приложением к трудовому договору. В этом случае она хранится вместе с основным документов в течение 75 лет, вне зависимости от условий труда работника (об этом гласит пункт 657 Приказа № 558 Минкульта).

Если вы заменили должностную инструкцию на новую, то документ в старой редакции нужно хранить 5 лет, а новый вариант должен лежать в течение 75 лет.

Нарушение правил хранения должностных инструкций является административным правонарушением. К ответственности по статье 13.20 КоАП РФ привлекают должностных лиц, отвечающих за архивацию.

Должностная инструкция

Должностная инструкция является локальным актом организации. Поэтому в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса, как любой локальный акт, содержащий нормы трудового права, она должна быть принята работодателем в соответствии с законами и иными нормативными актами, коллективным договором, соглашениями. В ряде случаев при составлении должностной инструкции необходимо учитывать мнение представительного органа работников либо согласовывать с ним ее принятие.

Следует обратить внимание, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного Трудовым кодексом порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными. Соблюдение вышеуказанных правил при составлении должностных инструкций, прежде всего, призвано обеспечить защиту прав работника в организации.

О содержании должностной инструкции в законодательстве упоминается лишь косвенно, в постановлении Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N9 “Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих” говорится, что “квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности”. Таким образом, наиболее важными в должностной инструкции являются положения о должностных обязанностях, правах и ответственности работника.

Работодатель по собственному усмотрению также может предусмотреть в должностной инструкции и другие разделы. Так, например, в п. 6 Положения “О порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ” утвержденного Приказом Госнаркоконтроля РФ от 25 ноября 2003 г. N 235, сказано, что должностная инструкция состоит из разделов: общие положения (место должности, непосредственная подчиненность, наличие и состав подчиненных порядок замещения); должностные обязанности; права; ответственность; общие требования (указывается объем необходимых знаний и навыков) и квалификационные требования (указываются требования, предъявляемые к образованию, стажу и опыту работы).

Как уже было сказано, в соответствии с постановлением Минтруда от 9 февраля 2004 г. N9, основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики. В этом же постановлении раскрывается понятие “квалификационных характеристик” – “Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов: “Должностные обязанности”, “Должен знать” и “Требования к квалификации”.

Раздел “Должностные обязанности” квалификационных характеристик содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

Раздел “Должен знать” содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел “Требования к квалификации” определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы”.

Для правильного и полного перечисления прав и обязанностей работников следует обращаться к Единым тарифно-квалификационным справочникам работ и профессий рабочих (ЕТКС) и к Справочнику должностей руководителей специалистов и служащих.

Что касается формы должностной инструкции, то в данном случае можно применять Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Требования, установленные в данном документе, впредь до вступления в силу соответствующих технических регламентов подлежит обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства Российской Федерации о техническом регулировании.

Также отметим, должностная инструкция должна быть утверждена руководителем организации, а работник должен с ней лично ознакомиться и оставить отметку об этом (ст.68 Трудового кодекса).

Оценка статьи:

Загрузка...